Kennst du die Situation, unglaublich viele Aufgaben erledigen zu müssen, du aber trotzdem nichts schaffst. Du sitzt stundenlang vor dem Schreibtisch und am Ende des Tages kommt doch nichts rum?! Falls dir das bekannt vorkommt, könnte es an deiner Tagesstruktur und/oder an deinem Fokus liegen! So war es zumindest bei mir.

Mein Tagesablauf war nicht gut strukturiert. Ich verlor zu viel Zeit mit banalen Dingen, wie Kaffee machen, Auto parken, Sachen packen, etc. Meine Arbeitsweise war nicht fokussiert, denn ich ließ mich zu leicht ablenken oder verlor die Zeit aus den Augen.

Ich begann mich neu zu strukturieren und habe vier Dinge entdeckt, die meinen Alltag um ein vielfaches produktiver, effizienter und stressfreier gemacht haben.

 

Hack # 1: Lerne dich selber kennen

Untersuche deinen Alltag, deine Gewohnheiten und deinen Tagesablauf. Um Produktiver zu werden, musste ich zwei Dinge besonders gut kennen:

– Mich selber

– Meinen Tagesablauf

Ich beobachtete meine Gewohnheiten und Eigenschaften und erkannte, wann ich besonders produktiv bin:

ab 06.00: Performance-Hoch: Ich bin frisch, konzentriert und motiviert.

ab 12.30: Hunger: Seit ca. 4 Stunden nichts mehr gegessen.

ab 15:00: Performance-Tief setzt ein: Ich werde Müde (Verdauung, Erschöpfung, etc.)

ab 18.00: Performance-Anstieg: Leistung steigt wieder, wahrscheinlich weil der Geräuschpegel des Alltags sinkt.

Fazit: Morgens bin ich viel kreativer, motivierter und frischer und meine Produktivität nimmt im Laufe des Tages ab, steigt aber am Ende wieder. Jetzt kannte ich meine produktivsten Tageszeiten und konnte meinen Tag entsprechend gestalten. 

Aufgaben, die meine volle Aufmerksamkeit und Kreativität erfordern, erledige ich ab jetzt in den Morgenstunden. Meetings und banale Aufgaben, versuche ich am Nachmittag zu erledigen (abhängig von der Terminlage).

 

Hack # 2: Standardisieren und optimieren

Werde Profi in den banalen Dingen, wie Kaffee machen, Kochen, Tasche packen und so weiter! Ich erkannte, welche Alltagsaufgaben regelmäßig wiederkehren. Diese Prozesse optimierte ich langsam.

Hier mal ein Beispiel: Meine Sporttasche

Früher: Jeden Tag überlegte ich aufs Neue, was ich zum Sport einpacken muss. Ich suchte alles zusammen. Sporthose, Socken, Shampoo, T-Shirt, Handtuch, Badelatschen, Deo, Gesichtscreme, Sportschuhe, etc. Ich verlor immer 5-10 Minuten, besonders, wenn zwischen Schlafzimmer und Bad hin und her rannte, weil ich immer wieder etwas vergessen habe. Häufig bin ich erst garnicht zum Sport gegangen, weil ich kein Bock aufs packen hatte. Hose und Hemd angezogen und ab zum vorwärts ein- und zugeparktem Auto :-). Das Rückwärts Rausfahren kann bei regem Verkehr echt nervig sein und manchmal dauert es auch ein paar Minuten. Beim Sport angekommen, zog ich mich um, dann zum Training, danach zurück in die Umkleide, Anziehen und Rückfahrt. 

Gesamtdauer: ca. 2 – 2,5 Stunden!

Heute: Sportsachen, die ich immer brauche, bleiben direkt in der Tasche: Sportschuhe, Sporthose, Sportsocken und ein kleiner Kosmetikbeutel mit Inhalt (50% der Zeitersparnis beim Packen). Direkt mit Sportsachen ins Studio (50% der Ersparnis beim Umziehen). Das Auto habe ich am Abend zuvor rückwärts eingeparkt, somit kann ich schnell und einfach vorwärts raus (keine Ahnung wie viel Zeitersparnis, aber es ist wesentlich entspannter). Beim Training benutze ich nahe beieinander liegende Geräte und trainiere 2 Muskeln gleichzeitig. Die Pausen mache ich zwischen den Übungen (ca. 50% Zeitersparnis beim Training). Benutzte Kleidung lege ich gefaltet zurecht, sodass ich sie mit einem Handgriff in die Tasche packen kann (50% Zeitersparnis beim Umziehen). 

Gesamtdauer: Ca. 1,5 Stunden

Somit brauche ich für Anfahrt, Sport, Duschen und Rückfahrt 1,5 anstatt 2,5 Stunden.

Andere Alltagsdinge, die sich sehr gut optimieren lassen sind z.B.:

• Zähne putzen: Direkt beim Duschen
• Outfit: Gleiche Outfit über 2-3 Tage
• Frühstücken: Dinge, die ich jeden Tag frühstücke immer Griffbereit (z.B. in einer Tupperdose)
• Leerzeiten: Fahrtzeiten nutzen um zu telefonieren (im Auto bitte nur mit Lautsprecher)
• Essen: Vorkochen

Hack # 3: Funktionalität geht vor Perfektionismus

Erledige Aufgaben so schnell wie möglich, hauptsache die Aufgabe ist fertig. Optimieren und verfeinern kannst du im Nachgang! Früher versuchte ich Aufgaben sofort in schönster Form zu erledigen. Das führte zu endlangen Arbeitsstunden, ohne das verlangte Resultat. Wenn ich bspw. Excel Tabellen bauen musste, deren Zweck eine automatisierte Finanzplanung war, bastelte ich bspw. zu lange am Design, anstatt die Tabellen funktional und praktikabel zu machen. Nach ein paar Stunden, sahen die Tabellen zwar super schön aus, aber rechnen konnten sie immernoch nicht, da die Formeln fehlten 🙂

Mein Tipp: Vermeide Perfektionismus, denn dieser führt ins Endlose. 

Sieh zu, dass du den ersten Entwurf deiner Aufgabe so schnell wie möglich fertigbekommst, wenn dann noch Zeit ist, arbeite an Feinheiten! Liefere erstmal ab, was gefragt ist. Hol dir Zwischenfeedbacks und feile dann weiter. Häufig reichen sogar dir Grobentwürfe.

 

Hack # 4: Ab in Tunnel

Tauche tief in deine Aufgabe ein. Lege den Fokus auf das, was du gerade machst! Vergiss alles andere um dich herum!

Du kennst das bestimmt…Du startest mit einer Aufgabe und dann…

• vibriert das Handy
• WhatsAPP ringt
• Facebook poppt auf
• Ein(e) Kollege(in) fragt etwas
• Man muss auf Toilette
• Holt sich einen Kaffe
• … 

… und zack ist man wieder aus dem Flow raus! 

Mein Tipp: Bleib im Tunnel!

Programmierer sprechen von einem Tunnel, wenn sie sich im Programmier-Flow befinden. Sie vertiefen sich in ihren Bildschirm und tauchen in ihre eigene Welt ab. Sie kriegen nicht mit, was um sie herum passiert. Somit sind sie zu 100% fokussiert und gedanklich voll auf ihre Arbeit konzentriert. Du hattest so ein Erlebnis bestimmt auch schon mal beim Lernen, Lesen oder im Gebet. Um in so einen Tunnel zu gelangen, solltest du Unterbrechungen, die dich aus deinem Flow holen, vermeiden.

Bereite dich auf deine Aufgabe vor!

• Toilette: Geh vorher auf die Toilette
• Equipment: Stell dir Getränke und Utensilien (Stifte, Blätter, Werkzeug, etc.) bereit
• Ruhe: Suche einen Ort, an dem du ruhig arbeiten kannst (z.B. Bibliothek)
• Zeitfenster: Setz dir ein Zeitlimit (z.B. 1 Stunde für die Aufgabe)
• Start & Ende: Schreib dir die Start- und Endzeit dort auf, wo du sie vor Augen hast
• Uhr-App: Behalte die Zeit im Auge (z.B. Uhr – App auf Sperrbildschirm)
• Plug Off: Schalte die Kommunikationsmedien für die Dauer der Aufgabe aus oder ignoriere sie wenigstens
• Stille: Steck dir Ohropacks oder Kopfhörer ins Ohr, um dich von der Außenwelt abzuschotten (das fördert die Konzentration ungemein!)

 

Übrigens kennt auch der Islam eine derartige Hingabe. Sie nennt sich „Chuschu“ und bedeutet übersetzt soviel wie Stille, Ruhe, Gelassenheit oder Demut und wird häufig benutzt um die Tiefe des Gebets zu beschreiben.

 

Al Mu’minun:

„Wahrlich, erfolgreich sind die Gläubigen ,[23:1] die in ihren Gebeten voller Demut sind!” [23:2]

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Ich freue mich auf dich!

Dein Akhi!

 

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Dipl.Ök.

Reuf Jasarevic 

Erfolgsmuslim

Coach I Speaker I Blogger

 

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